Cerchiamo di approfondire meglio il funzionamento di un flusso di lavoro teorico di questo tipo, dove si passa dai dati alla pubblicazione.

Esiste un contenitore di dati, che normalmante è un database o una delle sue tante varianti nominali, che esporta i dati in un formato XML, per essere poi utilizzati all’ìnterno di InDesign.

E’ possibile inserire i dati XML manualmente, come se fossero dei collegamenti, e questo può essere il primo passo, ma non porta grandi benefici soprattutto nel caso di molti dati e documenti grandi o complessi.

In InDesign esiste generalmente la possibilità di automazione e questo tipo di processo è probabilmente uno dei casi in cui si trae il maggior beneficio.
Per capire meglio l’automazione, dobbiamo svincolarci dalla singola pagina, in quanto vedere l’XML come contenuti di una singola facciata è riduttivo.

Pensiamo ad un catalogo dove abbiamo ad esempio un prodotto per pagina, probabilmente la prima volta sappiamo benissimo quanti prodotti dovremo stampare, ma potrebbe non essere più vero in futuro, quindi parliamo di un numero variabile di prodotti.

Impaginare manualmente una pagina è un discorso ragionevole, 10 pagine magari lo è ancora, 50 pagine inizia a diventare lungo, soprattutto le operazioni sono ripetitive, in quanto bene o male se i prodotti o i dati si ripetono, si utilizzano le stesse grafiche o le stesse impostazioni provenienti da pagine mastro.